Valtionhallinto on perustanut Muistinhallintayksikön, jonka tehtävänä on kouluttaa virkamiehiä unohtamaan hallinnollisia yksityiskohtia johdonmukaisesti ja uskottavasti. Yksikkö aloitti toimintansa sen jälkeen, kun julkisuuteen tulleet viestit paljastivat, että osa virkamiehistä muisti asioita eri tavalla riippuen siitä, kysyttiinkö niistä sähköpostitse vai tiedotustilaisuudessa.
"Emme voi jättää muistamista sattuman varaan", sanoo yksikön johtaja, hallintoneuvos Pentti Unholainen. "Jos toinen virkamies muistaa asian yksityiskohtaisesti muistiossa ja toinen ei muista sitä lainkaan haastattelussa, se näyttää ulkopuolisen silmään ristiriitaiselta, vaikka kyse on vain kahdesta erilaisesta muistin lajista."
Kolmiportainen unohtamisasteikko
Yksikkö on kehittänyt niin kutsutun unohtamisasteikon, jolla virkamiehet voivat harjoitella vastauksiaan etukäteen. Asteikon ensimmäisellä portaalla ollaan, kun asiasta "ei ole tarkkaa muistikuvaa", toisella portaalla, kun asiasta "ei muisteta olleen mitään vastaavaa tietoa", ja kolmannella, ylimmällä portaalla, kun asia "ei yksinkertaisesti tullut vastaan omalla pöydällä".
Unholaisen mukaan koulutuksen tärkein osa on harjoitella siirtymää portaalta toiselle ilman, että kuulija huomaa siirtymän tapahtuneen kesken lauseen. "Hyvä unohtaja ei koskaan sano 'en muista', vaan rakentaa lauseen niin, että muistamattomuus vaikuttaa huolelliselta harkinnalta."
Koulutuksessa käytetään myös roolileikkejä, joissa toinen virkamies esittää toimittajaa ja kysyy samaa kysymystä viidellä eri tavalla. Tavoitteena on, että vastaus pysyy sisällöltään samana, vaikka sen sävy muuttuu joka kerta hieman lämpimämmäksi.
Sähköpostit säilyvät, muisti ei
Yksikön suurin haaste on ollut se, että samaan aikaan kun muistia koulutetaan unohtamaan, valtionhallinnon arkistointijärjestelmä tallentaa kaiken kirjallisen viestinnän lain edellyttämällä tarkkuudella. Tämä on johtanut tilanteisiin, joissa virkamiehen koulutettu muisti ja arkiston muisti kertovat kaksi eri tarinaa samasta kokouksesta.
"Se on tekninen ristiriita, jota emme valitettavasti pysty ratkaisemaan koulutuksen keinoin", Unholainen myöntää. "Arkisto ei käy koulutuksiamme."
Opposition vaatimuksesta yksikkö on luvannut julkaista vuosittaisen unohtamisraportin, jossa kerrotaan anonymisoidusti, kuinka moni koulutukseen osallistunut virkamies on onnistunut säilyttämään vastauksensa yhtenäisenä myös arkistoaineiston julkitulon jälkeen. Ensimmäisen raportin luku on Unholaisen mukaan "rohkaiseva, joskin pieni".
Koulutus jatkuu, kysyntä kasvaa
Muistinhallintayksikkö kertoo saaneensa koulutuspyyntöjä myös kunnista ja valtionyhtiöistä, joissa vastaava tarve on tunnistettu erityisesti hankinta- ja tukipäätösten yhteydessä. Yksikkö harkitsee parhaillaan verkkokurssin avaamista, jotta myös pienemmät virastot pääsisivat harjoittelemaan unohtamista omaan tahtiinsa.
Unholainen itse ei osaa sanoa, milloin idea yksikön perustamisesta syntyi. "En muista tarkalleen, kuka sen ensimmäisenä ehdotti", hän sanoo, ja lisää hetken kuluttua: "Ja tämä ei ole koulutuksen tulosta. Tämä on ihan aitoa."
