Neljä hoitajaa piti viime kuussa päiväkirjaa siitä, paljonko työaikaa kuluu asukastietojen kirjaamiseen. Tulos oli rauhoittava: ajat pysyivät maltillisina, eikä kirjaamiseen kulunut aika ollut se pelätty aikasyöppö. Yhden keskisuuren kaupungin vanhuspalvelut päätti tästä johtopäätöksen, joka ei ollut sama kuin muualla: koska menetelmä toimi, siitä tehtiin pysyvä.
Kaikki hoitoyksiköt velvoitettiin lokakuun alusta täyttämään päivittäin niin sanottua kirjaamisajan seurantalomaketta, johon merkitään, montako minuuttia kunkin vuoron aikana on käytetty asukastietojen kirjaamiseen. Ongelma huomattiin ensimmäisellä viikolla: seurantalomakkeen täyttäminen on itsessään kirjaamista, ja se kuluttaa työaikaa siinä missä varsinainen asukaskirjauskin. Lomake alkoi siis mitata osittain itseään.
Vanhuspalvelujen kehittämispäällikkö Elina Hurttila vahvistaa, että asia on tiedossa. "Emme halunneet, että kirjaamisajan seuranta jää mittaamatta vain siksi, että sen täyttäminen vie aikaa. Siksi otimme käyttöön erillisen kentän, johon merkitään, montako minuuttia seurantalomakkeen täyttäminen itse vei." Hurttilan mukaan tämä ei ole ylimääräinen taso, vaan "täydentää kokonaiskuvaa kirjaamistyön todellisesta kuormasta".
Kolmas kenttä lisättiin marraskuussa
Marraskuussa yksikköön lisättiin kolmas kenttä, koska myös tuon täydentävän kentän täyttäminen osoittautui ajankäytöltään mitattavaksi asiaksi. Lähihoitaja Jukka Ranta kertoo, että vuoron lopussa jää nykyään noin kymmenen minuuttia aikaa, jonka hän käyttää siihen, että merkitsee ensin varsinaisen kirjaamisajan, sitten ensimmäisen seurantalomakkeen täyttöajan ja lopuksi arvion siitä, kuinka kauan kolmannen kentän täyttäminen kesti — mikä hänen on arvioitava etukäteen, koska kenttä pitää olla täytettynä ennen kuin sen voi täyttää.
"En sano, että se on huono ajatus", Ranta toteaa. "Sanon vain, että en enää oikein tiedä, mitä minä täällä kirjaan, kun kirjaan sitä, että kirjaan." Hän on alkanut arvioida kolmannen kentän ajan pyöreästi kahdeksi minuutiksi riippumatta todellisuudesta, koska tarkka arviointi veisi enemmän aikaa kuin itse kirjaaminen.
Kunnallisen henkilöstön edunvalvontasihteeri Paula Mäkinen sanoo saaneensa asiasta yhteydenottoja, joissa kysytään, lasketaanko seurantalomakkeiden täyttöaika osaksi työaikaa vai kirjaamisaikaa — kysymys, johon kukaan ei ole toistaiseksi osannut vastata, koska vastaus edellyttäisi omaa lomaketta. "Olemme ehdottaneet, että asiasta tehtäisiin oma kirjaus, mutta se on toistaiseksi kesken, koska emme ole ehtineet kirjata, kuka sen kirjaisi."
Hurttila pitää kehitystä myönteisenä merkkinä avoimuudesta. "Kun kaikki kirjataan, mikään ei jää piiloon." Kysymykseen siitä, kirjataanko jossain vaiheessa myös se aika, joka kuluu tämän haastattelun antamiseen, Hurttila vastasi harkitsevansa asiaa ja palaavansa siihen — kirjallisesti.