Konsulttiyhtiön 84-sivuinen selvitys HUSin ja Helsingin käyttämästä Apotti-potilastietojärjestelmästä päätyy suositukseen, jota moni lääkäri odotti vähiten: järjestelmää ei pidä vaihtaa, koska sen tunnetuimmat ongelmat ovat selvityksen mukaan käytännössä sen vahvuuksia, joita ei ole vain vielä osattu nimetä oikein.
"Kun aloitimme työn, listasimme kaikki yleisimmät valitukset erilliselle taulukolle", kertoo selvitystä johtanut kehittämisjohtaja Hannu Vaivainen. "Sitten huomasimme, että jokaisen valituksen viereen voi kirjoittaa saman lauseen toisin päin, ja lause on silti tosi. Se oli meille yllätys, ja rehellisesti sanottuna aika kätevä."
Neljätoista klikkausta reseptiin on nyt "muistijälki"
Selvityksen kuuluisin esimerkki koskee lääkemääräyksen kirjoittamista, johon kuluu järjestelmässä keskimäärin neljätoista klikkausta. Aiemmissa selvityksissä tätä on pidetty käytettävyysongelmana. Vaivaisen ryhmä nimeää saman ilmiön "toistuvaksi muistijäljeksi", joka heidän mukaansa vähentää inhimillisiä virheitä, koska lääkäri ehtii klikkausten aikana miettiä annostusta useaan kertaan.
"Emme väitä, että neljätoista klikkausta olisi nopeaa", Vaivainen täsmentää. "Väitämme, että se on hidasta juuri sopivalla tavalla."
Ylilääkäri Maria Koskinen Meilahden sairaalasta suhtautuu tulkintaan varauksella. "Olen kirjoittanut saman valituksen kolmena vuonna peräkkäin. Nyt minulle kerrotaan, että valitukseni oli itse asiassa mittari siitä, kuinka sitoutuneesti käytän järjestelmää. En tiedä, pitäisikö minun olla imarreltu vai huolissani."
Selvitys nostaa esiin myös järjestelmän kaatumistiheyden, jota se kutsuu "luonnolliseksi tauotukseksi työpäivään", sekä hakutoiminnon hitauden, joka selvityksen mukaan "ehkäisee hätiköityjä diagnooseja antamalla ajatuksille tilaa kulkea". Molemmat muotoilut on lisätty raporttiin sen jälkeen, kun aiempi versio kutsui samoja asioita suoraan puutteiksi.
Henkilöstö testaa uutta sanastoa käytännössä
Osastosihteeri Terhi Malinen kertoo, että klinikalla on jo alettu käyttää konsulttien termejä leikkimielisesti. "Kun järjestelmä kaatuu keskellä kirjaamista, joku huikkaa nyt 'luonnollinen tauko', ja kaikki nauravat. Ei se poista sitä, että joudun kirjoittamaan saman potilaan tiedot uudestaan, mutta ainakin sillä on nyt nimi."
Toinen hoitaja, Jussi Rönkkö, suhtautuu asiaan käytännöllisemmin: "En osaa sanoa, onko tämä hyvä vai huono raportti. Tiedän vain, että ennen sain kollegoilta kysymyksiä siitä, miksi järjestelmä on niin hidas. Nyt saan kysymyksiä siitä, miksi en osaa arvostaa muistijälkeä."
HUSin tietohallinnossa selvitystä on otettu vastaan varovaisen myönteisesti. Yksikön edustaja toteaa, ettei raportti muuta yhtäkään teknistä ominaisuutta järjestelmässä, mutta saattaa vaikuttaa siihen, millä sanoilla ominaisuuksista jatkossa puhutaan sisäisissä tiedotteissa. Yksikkö on jo pyytänyt Vaivaisen ryhmältä lyhyttä sanastoa, jota esimiehet voivat käyttää kehityskeskusteluissa, kun henkilöstö nostaa esiin samat ongelmat kuin ennenkin. Ensimmäinen versio sanastosta sisältää kymmenkunta termiä, joista jokainen kääntää yhden yleisen valituksen myönteiseksi kuvaukseksi samalla logiikalla kuin muistijälki ja luonnollinen tauko.
Konsulttiyhtiön laskutuksesta kysyttäessä Vaivainen kertoo, että jatkoselvitys on jo tilattu. Se tarkastelee, voisiko samaa menetelmää soveltaa muihinkin hyvinvointialueiden tietojärjestelmiin, joiden käyttäjäpalaute on ollut vuosia samansuuntaista. Vaivainen ei pidä tätä kierrätyksenä. "Meillä on nyt toimiva kehys. Olisi tuhlausta käyttää se vain kerran."
Vaivainen itse ei pidä lopputulosta erikoisena. "Meiltä pyydettiin arviota siitä, kannattaako Apotti vaihtaa. Vastasimme siihen kysymykseen. Emme vastanneet kysymykseen, onko Apotti hyvä, koska sitä ei kysytty."
Selvityksen viimeisellä sivulla on yksi kohta, jota ei ole muotoiltu uudelleen: liite, jossa luetellaan järjestelmän vikailmoitusten määrä viimeksi kuluneelta vuodelta. Luku on painettu tavallista pienemmällä fontilla, eikä sille ole annettu nimeä.
