Valtioneuvoston tuore viestintäosasto tiedotti maanantaina perustavansa oman sisäisen viestintätiimin, jonka tehtävänä on selittää osaston 14 työntekijälle, mitä ulkoinen viestintätiimi tekee. Ratkaisu syntyi kahden viikon sisäisen kyselyn jälkeen, jossa kävi ilmi, ettei suurin osa henkilöstöstä osannut nimetä omaa esimiestään tai tehtävänkuvaansa.
"Huomasimme, että ihmiset kävelivät käytävillä ja kysyivät toisiltaan, kuka täällä oikeastaan päättää mistäkin", kertoo viestintäjohtaja Terhi Kaiku, joka nimitettiin tehtäväänsä kuusi viikkoa sitten mutta sai oman toimenkuvansa vahvistuksen vasta viime perjantaina. "Päätimme, että paras tapa ratkaista viestintäongelma on lisää viestintää. Se on tavallaan alamme perusfilosofia."
Esimieskartta jouduttiin piirtämään käsin
Sisäisen selvityksen mukaan osastolla työskentelee tällä hetkellä kolme henkilöä, joiden titteli sisältää sanan "koordinaattori", mutta yksikään heistä ei koordinoi samaa asiaa. Tilanteen selvittämiseksi hallintosihteeri Liisa Puhelinvaihde piirtyi viime viikolla fläppitaululle organisaatiokaavion käsin, koska sähköinen versio oli jäänyt jumiin hyväksyntäkierrokselle, jonka hyväksyjää ei löydetty.
"Kaavio näytti lopulta enemmän metrokartalta kuin organisaatiorakenteelta", Puhelinvaihde sanoo. "Yhdellä laatikolla oli kolme viivaa kolmeen eri suuntaan, eikä yksikään niistä johtanut minnekään, missä oikeasti istuttaisiin."
Uuden sisäisen viestintätiimin ensimmäinen tehtävä on koota kaikille työntekijöille jaettava taskukokoinen vihkonen, jossa selitetään, kenelle mikäkin sähköposti tulisi lähettää. Vihkosen työnimi on hallinnon sisällä jo vakiintunut: "Kuka Tekee Mitä (versio 1, luonnos, ei vielä hyväksytty)".
Ulkoinen viestintä odottaa yhä omaa selitystään
Samalla kun sisäinen viestintätiimi kokoontuu selvittämään organisaation rakennetta, ulkoinen viestintä on ehtinyt julkaista kolme lehdistötiedotetta, joista kahdessa on maininta osastosta, joka "vastaa jatkossa" asioista, joita kukaan ei ole vielä ehtinyt kirjata kenenkään vastuulle.
Erityisasiantuntija Pekka Ilmoitustaulu, joka siirtyi osastolle toisesta ministeriöstä kuukausi sitten, kertoo saaneensa perehdytyksekseen linkin sisäiseen intraan, joka ei auennut hänen tunnuksillaan. "Soitin tukeen ja kysyin, mistä saisin pääsyn perehdytysmateriaaliin. Minulle sanottiin, että asiasta tiedotetaan pian. Se oli neljä viikkoa sitten."
Ilmoitustaulu ei silti valita. "Tavallaan tämä on ihan hyvä harjoitus. Jos et itse tiedä, mitä teet, opit ehkä ymmärtämään kansalaisia, jotka soittavat meille ja kysyvät samaa."
Jatkosuunnitelmana lisää rakennetta
Osaston johto vahvistaa, että seuraava askel on perustaa ohjausryhmä, jonka tehtävänä on valvoa sisäisen viestintätiimin työtä. Ohjausryhmän kokoonpanosta ei ole vielä sovittu, koska osa ehdokkaista ei ole varma, kuuluuko heidän tehtäväkuvaansa ohjausryhmätyöskentely.
"Meillä on nyt selkeä suunnitelma", Kaiku vakuuttaa. "Ensin selvitämme, kuka selvittää. Sitten selvitämme, mitä selvitetään. Ja kun tiedämme sen, voimme alkaa viestiä siitä ulospäin – kunhan tiedämme, kenen kautta se viesti kulkee."
Fläppitaulukaavio on toistaiseksi ripustettu osaston kahvihuoneen seinälle, jonne henkilökunta on lisännyt siihen post-it-lappuja aina, kun joku löytää itsensä uudesta laatikosta. Puhelinvaihteen mukaan kaavio kasvaa noin kahdella laatikolla viikossa, mutta yksikään niistä ei ole toistaiseksi yhdistynyt keskukseen.
