Ulkoministeriön arkistosta kantautunut sisäinen menettelyohje selittää, miksi erään ministerin äskettäinen ulkomaanmatka ei koskaan ehtinyt ulkopoliittisen johdon tietoon ennen lähtöä: ohjeen 4 pykälän mukaan ilmoitusvelvollisuus raukeaa, jos matka päätetään alle 48 tuntia ennen lähtöhetkeä "aikataulullisista syistä".
Dokumentti, joka on ollut voimassa vuodesta 2019, kiertää ministeriöiden sisäisissä sähköposteissa nimellä "Menettelyohje kansainvälisistä matkoista ilmoittamisesta". Sen kahdestatoista sivusta yhdeksän käsittelee poikkeuksia.
"Ohje on itse asiassa hyvin selkeä", sanoo protokollapäällikkö Erkki Muistuttaja, joka on työskennellyt sen parissa yhdeksän vuotta. "Pääsääntö on, että matkasta ilmoitetaan. Mutta jos matka on kiireellinen, tärkeä, poliittisesti herkkä tai jos lähtöaikataulu on tiukka, ilmoitusvelvollisuus siirtyy. Ja aikataulut ovat meillä usein tiukkoja."
Pykälä, joka pelasti aikataulun
Ohjeen kohdassa 4.2 luetellaan seitsemän erillistä perustetta, joiden nojalla ministeri voi matkustaa ilman ulkopoliittisen johdon etukäteisilmoitusta. Niistä suosituin, Muistuttajan mukaan, on kohta viisi: "mikäli matkan valmistelu on tapahtunut pääosin ministerin omasta aloitteesta". Kohtaa on sovellettu ministeriöissä neljätoista kertaa viimeisen kolmen vuoden aikana.
"Kun ministeri itse aloittaa matkan valmistelun, hän on samalla se, joka tietää siitä eniten", Muistuttaja selittää. "Silloin on jossain mielessä loogista, ettei hänen tarvitse kertoa siitä muille yhtä tarkasti kuin matkasta, jonka joku muu on hänelle ehdottanut."
Kysyttäessä, kenelle ilmoitusvelvollisuus tällaisessa tapauksessa siirtyy, Muistuttaja selaa ohjetta hetken hiljaa. "Tässä kohtaa ohje viittaa liitteeseen kolme. Liite kolme ei ole ohjeen mukana, koska se on vielä valmisteilla."
Lomake, joka odottaa yhä allekirjoitusta
Ulkoministeriön kirjaamossa työskentelevä virkailija, joka pyysi nimettömyyttä, kertoo täyttäneensä matkailmoituslomakkeen jälkikäteen, koska "joku täällä halusi asian olevan paperilla edes jälkikäteen". Lomakkeen kohtaan "ilmoitettu ulkopoliittiselle johdolle, pvm" hän joutui lopulta kirjoittamaan viivan.
"En tiedä, onko viiva virheellinen merkintä vai rehellinen merkintä", hän sanoo. "Ohjeessa ei lue, kumpaa se tarkoittaa."
Eduskunnassa asiaa on ihmetelty täysistunnossa, ja ministeri on itse todennut, ettei matkasta neuvoteltu etukäteen muun ulkopoliittisen johdon kanssa, koska hän piti sitä itse välttämättömänä eikä nähnyt syytä viivyttää lähtöä. Ohjeen valossa vastaus on muodollisesti täysin pätevä: kiireellisyys ja oma aloitteellisuus ovat molemmat listalla hyväksyttyjen perusteiden joukossa, ja niiden yhdistelmä poistaa ilmoitusvelvollisuuden kokonaan.
Kolme muuta ministeriötä käyttää samaa pohjaa
Ohje ei ole ulkoministeriön yksinoikeus. Lanttusanomien saamien tietojen mukaan sama pohjadokumentti on kopioitu sellaisenaan ainakin kolmen muun ministeriön intranettiin, ja jokainen on lisännyt siihen oman kappaleensa ilman, että kukaan on käynyt läpi, sopivatko ne yhteen. Yhdessä versiossa 48 tunnin raja on merkitty 36 tunniksi, toisessa se puuttuu kokonaan alaviitteen taakse siirrettynä.
Valtioneuvoston kanslian koordinaatioyksikkö sanoo olevansa tietoinen eroista mutta ei pidä niitä ongelmana, koska "jokainen ministeriö vastaa omasta matkustuskäytännöstään". Kysymykseen siitä, kenen vastuulla on varmistaa, että ulkopoliittinen johto saa tiedon ajoissa riippumatta siitä, minkä ministeriön versiota sovelletaan, kanslia vastasi kirjallisesti, että asiaa "selvitetään tarvittaessa erikseen".
Eräs kansanedustaja, joka on penännyt asiaa valiokunnassa, kuvailee tilannetta "hallinnolliseksi kaikuloukoksi": jokainen taho vetoaa omaan ohjeeseensa, ja koska ohjeet eroavat toisistaan yksityiskohdiltaan, kukaan ei ole muodollisesti väärässä. Hän on pyytänyt saada nähtäväkseen kaikki neljä versiota rinnakkain, mutta toistaiseksi kanslia on toimittanut vain kolme – neljäs on hänelle kerrottu olevan "päivityksessä".
Ulkoministeriö ei ole kommentoinut, aikooko se päivittää ohjetta. Muistuttaja itse suhtautuu asiaan rauhallisesti.
"Meillä on tämä ohje, ja se toimii", hän sanoo. "Se vain sattuu toimimaan niin, että lähes mikä tahansa matka mahtuu johonkin sen seitsemästä poikkeuksesta. Se ei ole ohjeen vika. Se on todellisuuden vika, että se on niin monimuotoinen."
Liite kolme on ministeriön mukaan valmistumassa "lähiaikoina".
