Kalevan kisojen ohjelma jouduttiin järjestämään viime hetkellä uudelleen, kun eräs kärkiheittäjistä ilmoitti jäävänsä pois kilpailusta Instagram-tarinassa yöllä ennen kisapäivää, eikä virallista peruutuskanavaa pitkin niin kuin kilpailusäännöt edellyttävät. Järjestäjät ehtivät huomata ilmoituksen vasta aamulla, minkä seurauksena moukari- ja keihäsfinaalit siirrettiin ohjelmassa aamupäivään, jotta aikataulu saatiin tasapainoon.
"Tarina oli näkyvissä kahdeksan tuntia ja sitten se katosi, kuten tarinat tekevät", sanoo kisojen kilpailunjohtaja Immo Ratapenkki. "Meillä ei ollut mitään virallista tapaa vahvistaa, oliko kyse lopullisesta perumisesta vai hetken mielijohteesta. Jouduimme lopulta soittamaan urheilijan valmentajalle kello kuusi aamulla ja kysymään suoraan, pidämmekö paikan tyhjänä vai emme."
Kolmisivuinen lomake korvaa tarinapäivityksen
Tapauksen jälkeen kisaorganisaatio julkaisi viikonlopun aikana uuden vetäytymisilmoituslomakkeen, joka on jatkossa täytettävä vähintään kaksitoista tuntia ennen kilpailua, mikäli urheilija harkitsee osallistumatta jättämistä. Lomakkeessa on kolme sivua: ensimmäisellä kysytään syy vetäytymiselle valmiiksi annetuista vaihtoehdoista, toisella pyydetään arvio siitä, kuinka todennäköisesti päätös vielä muuttuu, ja kolmannella on erillinen kohta, jossa urheilija vahvistaa, ettei päätökseen ole vaikuttanut yksinomaan aamun sääennuste.
"Emme halua rajoittaa kenenkään oikeutta kertoa omista tunnelmistaan sosiaalisessa mediassa", Ratapenkki täsmentää. "Toivomme vain, että virallinen tieto tulisi meille ennen kuin se tulee seuraajille. Tällä hetkellä asia on usein toisin päin, ja me olemme viimeisenä rivissä, joka saa tietää, ketä kentällä on."
Kisojen viestintäkoordinaattori Salla Ohjelmisto kertoo, että lomake on testattu jo muutamalla vapaaehtoisella lajiliitolla, ja palaute on ollut "pääosin ymmällään olevaa". Osa urheilijoista on hänen mukaansa kysynyt, voiko lomakkeen täyttää etukäteen varmuuden vuoksi, vaikkei vetäytymistä olisi vielä suunnitteilla. Ohjelmiston mukaan tämä on sallittua, mutta lomake vanhenee 48 tunnissa, "koska mielentilat muuttuvat".
Moukari ja keihäs jo aamukahvin aikaan
Aikataulumuutoksen suorin seuraus näkyi kisapaikalla jo aamusta: moukari- ja keihästähdet kisasivat parhaimmillaan kello yhdeksän ja kymmenen välillä, samaan aikaan kun osa yleisöstä oli vielä jonossa aamiaiskahvia hakemassa. Katsomossa liikkui useita kannettavia mukikupillisia, ja osa yleisöstä joutui valitsemaan, seuraako heittosarjaa vai hakeeko lisää kahvia, koska molempia ei ehtinyt tehdä samaan aikaan.
"En muista, milloin olen viimeksi nähnyt huippuheiton ennen kello kymmentä", kertoo katsomossa istunut yleisurheiluseuran taustavaikuttaja Eero Penkkituomari, joka on seurannut kisoja vuosikymmeniä. "Ennen tämä oli iltapäivän juttu, jolloin ehti valmistautua henkisesti. Nyt piti hypätä sängystä suoraan tuomarintuoliin, ja moukari lensi jo ennen kuin olin ehtinyt lukea aamun tulokset kokonaan."
Ratapenkki myöntää, että aikataulun siirto aamupäivään ei ollut alkuperäinen suunnitelma, mutta pitää lopputulosta kohtuullisena kaikkiin osapuoliin nähden. "Jouduimme tekemään päätöksen nopeasti, ja nopeat päätökset tapaavat siirtää asioita aikaisemmaksi, ei myöhemmäksi. Ensi vuonna toivomme, ettei vastaavaa tarvita, mutta olemme silti jo aloittaneet keskustelun siitä, pitäisikö aamiaistarjoilua siirtää samassa suhteessa."
Kisaorganisaatio kertoo harkitsevansa ensi vuodeksi myös ennakkoilmoitusvelvollisuutta, jonka mukaan kilpailijoiden tulisi rekisteröidä käyttämänsä sosiaalisen median tilit järjestäjille etukäteen. Ratapenkin mukaan kyse ei olisi valvonnasta, vaan "siitä, että tiedämme, mistä kanavasta uutinen kannattaa lukea ensin".
